Stand: Dezember 2025

Inhaltsübersicht

Dieses Dokument fasst die Datenschutzhinweise für alle Betroffenengruppen der IP Customs Solutions GmbH zusammen:

• Teil A: Gemeinsame Bestimmungen (für alle Betroffenen)
• Teil B: Privatpersonen (Website-Besucher)
• Teil C: Geschäftspartner
• Teil D: Bewerber
• Teil E: Ihre Betroffenenrechte (für alle Betroffenen)

TEIL A: GEMEINSAME BESTIMMUNGEN

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

IP Customs Solutions GmbH
Matthias-Claudius-Straße 10
23909 Ratzeburg
Deutschland

Telefon: +49 40 333976-0
E-Mail: contact@ip-cs.com
Geschäftsführer: Florian Ledeboer und Hendrik Ledeboer

Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unseren externen Datenschutzbeauftragten:

DataCo GmbH
Dachauer Straße 65
80335 München
Deutschland

Telefon: +49 89 7400 45840
E-Mail: info@dataguard.de
Website: www.dataguard.de

Allgemeine Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Je nach Verarbeitungszweck stützen wir uns auf folgende Rechtsgrundlagen:

• 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
• 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung/vorvertragliche Maßnahmen
• 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung
• 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse

Datenübermittlung in Drittländer

Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre Daten innerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Sollte im Einzelfall eine Übermittlung in ein Drittland erforderlich sein, erfolgt dies nur unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben:

• Bei Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO)
• Auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO)
• Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF)

SSL-/TLS-Verschlüsselung

Unsere Website und alle Online-Portale nutzen aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von http:// auf https:// wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

TEIL B: PRIVATPERSONEN (WEBSITE-BESUCHER)

Hinweis: Das Angebot der IP Customs Solutions GmbH richtet sich ausschließlich an Unternehmer (§ 14 BGB). Verbraucher (§ 13 BGB) werden gebeten, von einer Nutzung bzw. Bestellung abzusehen.

Datenerfassung auf unserer Website

Server-Log-Dateien

Beim Besuch unserer Website werden automatisch folgende Daten erfasst:

• IP-Adresse des zugreifenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Seite
• Browser-Typ und -Version, Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an technisch fehlerfreier Darstellung)

Speicherdauer:
7 Tage

Cookies

Unsere Website verwendet Cookies – kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir unterscheiden zwischen:

• Technisch notwendige Cookies (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – für Grundfunktionen erforderlich
• Komfort- und Statistik-Cookies (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) – nur mit Ihrer Einwilligung

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über unser Cookie-Banner oder in Ihren Browser-Einstellungen anpassen.

Consent-Management (Usercentrics)

Wir nutzen Usercentrics zur Einholung und Dokumentation Ihrer Cookie-Einwilligungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung zur Einholung von Einwilligungen)

Hosting und externe Dienste

Website-Hosting

Unsere Website wird extern bei HubSpot, Inc. (25 First Street, Cambridge, MA 02141 USA) gehostet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wurde geschlossen.

Link: https://legal.hubspot.com/privacy-policy

CRM-System (HubSpot)

Wir nutzen HubSpot CRM zur Verwaltung von Kundeninteraktionen und zur Analyse des Nutzerverhaltens.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kundenverwaltung)

Ort der Verarbeitung:
EU, UK, US

Kontaktaufnahme

Kontaktformular und E-Mail

Bei Anfragen über unser Kontaktformular oder per E-Mail speichern wir Ihre Angaben zur Bearbeitung und für eventuelle Anschlussfragen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

Speicherdauer: Bis Zweckentfall oder Widerruf, unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen

WhatsApp

Wir nutzen WhatsApp Business für die Kundenkommunikation. Die Kommunikation erfolgt Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

Anbieter: WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland
Link: https://www.facebook.com/privacy/policy/?entry_point=data_policy_redirect&entry=0

Terminbuchung (Microsoft Bookings)

Für Online-Terminbuchungen nutzen wir Microsoft Bookings. Die eingegebenen Daten werden zur Planung und Durchführung von Terminen verwendet.

Microsoft

Beschreibung der Dienstleistungen:
Microsoft 365 (Outlook, Microsoft Office) Kommunikation und Aufzeichnungen
Microsoft Teams - Videokonferenzen und Besprechungen (Anrufe können aufgezeichnet werden, um Notizen für Schulungszwecke zu machen)

Verarbeitete Daten einschließlich personenbezogener Daten:

• Namen
• E-Mail-Adresse
• Berufsbezeichnung
• IP-Adresse
• Rufnummer

Ort der Verarbeitung:
EU, UK

Rechtmäßige Grundlage der Verarbeitung:
Berechtigtes Interesse Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Link:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Analyse-Tools

Matomo

Wir nutzen Matomo zur Webanalyse. Das Tool wird auf unseren eigenen Servern gehostet, sodass alle Analysedaten bei uns verbleiben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

Google Tag Manager

Der Google Tag Manager dient der Verwaltung von Tracking-Tools auf unserer Website. Der Tag Manager selbst speichert keine Cookies und erstellt keine Nutzerprofile.

LinkedIn Insight Tag

Wir nutzen LinkedIn Insight Tag zur Conversion-Messung und für zielgerichtete Werbung. Sie können der Nutzung unter https://www.linkedin.com/psettings/guest-controls/retargeting-opt-out widersprechen.

Soziale Medien

Auf unserer Website sind Links zu unseren Social-Media-Präsenzen vorhanden. Diese sind als einfache Verlinkungen implementiert – beim bloßen Besuch unserer Website werden keine Daten an Social-Media-Anbieter übermittelt.

Wir betreiben Präsenzen auf: LinkedIn, Xing, Facebook, Instagram, TicTok

Für die Datenverarbeitung auf diesen Plattformen sind wir teilweise gemeinsam mit den Plattformbetreibern verantwortlich (Art. 26 DSGVO).

Link zur Datenschutzrichtlinie von LinkedIn
https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy

Link zur Datenschutzrichtlinie von Instagram
https://privacycenter.instagram.com/policy/

Link zur Datenschutzrichtlinie von Facebook
https://de-de.facebook.com/privacy/policy/

Link zur Datenschutzrichtlinie von Xing
https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung

Link zur Datenschutzrichtlinie von TikTok
https://www.tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy/de

Newsletter

Für den Newsletter-Versand nutzen wir Rapidmail (rapidmail GmbH, Augustinerplatz 2, 79098 Freiburg). Die Server befinden sich in Deutschland.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Widerruf: Jederzeit über den Abmeldelink in jedem Newsletter möglich
Link: https://www.rapidmail.de/dsgvo-konformes-email-marketing

Plugins und Tools

YouTube (erweiterter Datenschutzmodus)

Eingebundene YouTube-Videos werden im erweiterten Datenschutzmodus eingebunden. Erst beim Abspielen werden Daten an YouTube übertragen.

Google Maps / Bing Maps

Für Karteneinbindungen nutzen wir Google Maps und/oder Bing Maps. Bei Aktivierung wird Ihre IP-Adresse an den jeweiligen Anbieter übermittelt.

Google reCAPTCHA

Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch setzen wir Google reCAPTCHA ein.

TEIL C: GESCHÄFTSPARTNER

Diese Hinweise gelten für natürliche Personen, die als Vertreter, Mitarbeiter oder Ansprechpartner unserer Geschäftspartner, Lieferanten, Dienstleister oder sonstiger Vertragspartner mit uns in Kontakt stehen.

Herkunft der Daten

Ihre personenbezogenen Daten erheben wir:

• Direkt von Ihnen (Gespräche, E-Mails, Vertragsverhandlungen)
• Von Ihrem Arbeitgeber oder dem von Ihnen vertretenen Unternehmen
• Aus öffentlich zugänglichen Quellen (Handelsregister, Unternehmenswebseiten, LinkedIn, XING)
• Von Behörden (Zollbehörden, Finanzämter)
• Von Wirtschaftsauskunfteien zur Bonitätsprüfung

Kategorien verarbeiteter Daten

Kontakt- und Stammdaten

Name, Funktion/Position, geschäftliche Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefon), Unternehmensname

Legitimations- und Identifikationsdaten

Handelsregisterauszüge, Gewerbeanmeldungen, EORI-Nummer, Zollnummern und Zulassungen

Vertrags- und Geschäftsdaten

Vertragsunterlagen, Angebote, Rechnungsdaten, Bankverbindungen, Zahlungsinformationen

Zoll- und logistikrelevante Daten

Zollanmeldungen, Warenbezeichnungen, Zolltarifnummern, Lieferscheine, Präferenznachweise, Import-/Exportdokumente

Bonitäts- und Risikodaten

Bonitätsauskünfte, Zahlungshistorie, Informationen zur wirtschaftlichen Situation

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Vertragsanbahnung und -erfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

• Kommunikation bei Angebotsanfragen und Vertragsverhandlungen
• Abwicklung von Aufträgen (Zollabwicklung, Außenwirtschaft, Logistik)
• Erstellung von Zollanmeldungen und behördlichen Dokumenten
• Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung

Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

• Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (6-10 Jahre)
• Zollrechtliche Dokumentation (mind. 7 Jahre nach § 22 UZK-DA)
• Außenwirtschaftsrechtliche Pflichten (Exportkontrolle, Embargoprüfungen)
• Geldwäscheprävention

Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

• Geschäftspartner-Management und Lieferantenbewertung
• Risikomanagement und Bonitätsprüfung
• IT-Sicherheit und Zugangskontrollen
• Geltendmachung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche

Empfänger Ihrer Daten

Behörden

Zollbehörden, Finanzämter, Statistikbehörden, bei rechtlicher Verpflichtung auch Strafverfolgungsbehörden

Auftragsverarbeiter

IT-Dienstleister, Rechenzentren, E-Mail-Dienste (mit Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO)

Geschäftspartner und Dienstleister

Speditionen, Banken, Wirtschaftsauskunfteien, Versicherungen, Rechtsanwälte, Steuerberater

Speicherfristen

Datenart	Speicherdauer
Handelsrechtliche Dokumente	6 bzw. 10 Jahre (§ 257 HGB)
Steuerrechtliche Dokumente	6 bzw. 10 Jahre (§ 147 AO)
Zollrechtliche Dokumente	Mindestens 7 Jahre (§ 22 UZK-DA)
Außenwirtschaftsdokumente	5 Jahre
Website-Protokolldaten	7 Tage

Digitale Vertragsunterzeichnung

Bei digitalen Vertragsabschlüssen (z.B. über DocuSign, Adobe Sign) verarbeiten wir:

• E-Mail-Adresse
• IP-Adresse
• Zeitstempel der Vertragsbearbeitung
• Status-Informationen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO

TEIL D: BEWERBER

Diese Hinweise gelten für Personen, die sich über unser Bewerberportal (jobs.ip-cs.com), per E-Mail oder postalisch bei uns bewerben.

Online-Bewerbungssystem (Personio)

Für die Verwaltung unserer Bewerbungsprozesse nutzen wir die Recruiting-Software Personio.

Auftragsverarbeiter:

Personio SE & Co. KG, Rundfunkplatz 4, 80335 München

Datenspeicherung: Server in der Europäischen Union (Deutschland). Keine Übermittlung in Drittländer.

Link: https://www.personio.de/datenschutzerklaerung/

Kategorien verarbeiteter Daten

Stammdaten

Vor- und Nachname, Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefon), Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit

Bewerbungsunterlagen

Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, Arbeitszeugnisse, Foto (falls bereitgestellt)

Verfahrensdaten

Angaben zur gewünschten Position, Gehaltsvorstellungen, Verfügbarkeit, Notizen aus Vorstellungsgesprächen

Systemdaten

Benutzerprofil, LinkedIn-Profil (optional), E-Mail-Kommunikation, Terminvereinbarungen

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Hauptrechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen)

Zwecke:

• Bewerberauswahl und -einstellung
• Kommunikation während des Bewerbungsprozesses
• Prüfung der Qualifikation für die ausgeschriebene Position
• Organisation von Vorstellungsgesprächen
• Verteidigung gegen AGG-Ansprüche (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Bewerbungsprozess

1. Stellenauswahl – Wählen Sie eine passende Stellenausschreibung
2. Daten eingeben – Füllen Sie das Bewerbungsformular aus und laden Sie Unterlagen hoch
3. Bewerbung absenden – Nach Prüfung verbindlich absenden
4. Bestätigung – Sie erhalten eine automatische Eingangsbestätigung per E-Mail

Empfänger Ihrer Daten

Interne Empfänger

Personalabteilung, Fachbereich der ausgeschriebenen Stelle, Geschäftsführung (bei Bedarf)

Der Zugriff erfolgt nach dem Need-to-Know-Prinzip.

Externe Empfänger

Personio SE & Co. KG (Recruiting-Software), IT-Dienstleister (mit Auftragsverarbeitungsvertrag)

Speicherfristen

Situation	Speicherdauer
Erfolglose Bewerbung	6 Monate nach Zugang der Absage
Talentpool	12 Monate Inaktivität oder bei Widerruf
Einwilligungsdokumentation	3 Jahre (Rechenschaftspflicht)
Erfolgreiche Bewerbung	Überführung der Bewerbund in die Personalakte

Besondere Programme

Talentpool

Mit Ihrer Einwilligung können wir Ihr Profil für künftige Stellenausschreibungen berücksichtigen und Sie über passende Angebote informieren.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG (Einwilligung)

Widerruf: Per E-Mail an willkommen@ip-cs.com oder schriftlich per Post

Praktikum und Schnuppertage

Für Praktika oder Schnuppertage verarbeiten wir Ihre Daten zur Organisation und Durchführung. Die Speicherdauer beträgt 6 Monate nach einer Zu- oder Absage.

TEIL E: IHRE BETROFFENENRECHTE

Die folgenden Rechte stehen allen Betroffenen gleichermaßen zu – unabhängig davon, ob Sie Privatperson, Geschäftspartner oder Bewerber sind.

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, unentgeltlich Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten, insbesondere über: Verarbeitungszwecke, Kategorien verarbeiteter Daten, Empfänger, geplante Speicherdauer, Herkunft der Daten und das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern die Daten für die Zwecke nicht mehr erforderlich sind, Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, Sie Widerspruch eingelegt haben, die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder eine rechtliche Verpflichtung die Löschung erfordert.

Hinweis: Das Löschrecht besteht nicht, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn: die Richtigkeit der Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, wir die Daten nicht mehr benötigen (Sie aber für Rechtsansprüche) oder Sie Widerspruch eingelegt haben.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, soweit die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung von Rechtsansprüchen.

Bei Direktwerbung: Sie können jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständig für Schleswig-Holstein:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Holstenstraße 98, 24103 Kiel
Telefon: 0431 988-1200

E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
Website: www.datenschutzzentrum.de

Ausübung Ihrer Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

IP Customs Solutions GmbH
z.Hd. Datenschutzbeauftragter
Matthias-Claudius-Straße 10
23909 Ratzeburg

E-Mail: datenschutz@ip-cs.com

Hinweis: Zu Ihrer Sicherheit müssen wir Ihre Identität überprüfen, bevor wir Ihrem Anliegen nachkommen können.

Aktualität und Änderung der Datenschutzhinweise

Durch die Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzhinweise anzupassen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf unserer Website oder erhalten Sie auf Anfrage.

IP Customs Solutions GmbH
Geschäftsführer: Florian Ledeboer und Hendrik Ledeboer